Guía Práctica para presentar las Cuentas Anuales ACTUALIZACIÓN 2020
viernes, 17 junio , 2016 - Creado por: GotelGest.Net
Tiempo de lectura: 7 minutosSe aproxima el plazo para el depósito de las cuentas anuales. Los libros contables ya deberían estar legalizados desde el 30 de abril de 2016 por lo que nos queda realizar la presentación y depósito de las mismas. Por este motivo, te presentamos esta guía práctica para presentar las Cuentas Anuales, actualizada a 2020.
Tal como expusimos en nuestra entrada anterior del blog, antes de realizar la presentación deberíamos revisar, de nuevo, los puntos clave de nuestro cierre contable para evitar errores al realizar el depósito.
La presentación de las cuentas anuales, de forma telemática, se convirtió en obligatoria en el 2014 aunque finalmente se pudieron presentar físicamente a causa de los propios errores del sistema.
A continuación indicaremos los pasos a seguir para presentarlas telemáticamente, la opción más cómoda desde nuestro punto de vista y la que recomendamos.
Para poder utilizar la presentación telemática será necesario disponer de una firma electrónica y estar dado de alta en los Servicios Telemáticos de la Web del Colegio de Registradores de España, ya analizamos este contenido cuando tratamos la legalización de libros por lo que recomendamos la lectura de nuestra entrada al blog del 22 de abril de 2016.
PLAZOS DE PRESENTACIÓN
Previamente a su presentación, éstas deberán haber sido aprobadas, teniendo de plazo para celebrar la Junta General Ordinaria hasta 6 meses desde el cierre del ejercicio (ejercicios que coinciden con el año natural, hasta el 30 de junio). A partir de ese momento tenemos un mes para su presentación, si apuramos los plazos el 30 de julio sería la fecha tope para la realización del depósito de cuentas.
DESCARGA PROGRAMA DE DEPÓSITO DIGITAL DE CUENTAS (D2)
Además, con anterioridad es necesario adaptarlas al formato requerido por el Registro Mercantil. Para ello tendremos que descargar la versión del programa Depósito Digital correspondiente a las características de nuestra empresa y nuestro PC. Podremos encontrar este programa en la sección de descargas de la página de Registradores.
En este programa encontraremos los componentes necesarios que deberemos rellenar para proceder a la presentación:
- Creación de un nuevo depósito: el primer paso en la operativa del programa de registro es crear un depósito de cuentas anuales de la empresa cuyos datos se vayan a procesar. En este momento indicaremos, conforme a las características de cada empresa, el tipo de Balance y cuenta de Pérdidas y Ganancias que vamos a tratar:
- Normal
- Abreviado
- PYMES
- Mixto (Balance Normal y Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada)
También podremos elegir entre cumplimentar una memoria normalizada o adjuntar el modelo propio de nuestras empresas.
- Hoja identificativa de la Sociedad: debemos introducir los datos de la empresa, forma jurídica, denominación social, domicilio social, etc.
- Instancia de Presentación, modelos de autocartera y Certificación de la Huella digital: Los pasos a seguir serán diferentes según vayamos a crear un depósito Normal, Abreviado, PYMES o Mixto.
El modelo de autocartera debe hacer referencia a las acciones o participaciones propias que posee una sociedad, existe obligatoriedad de informar de los movimientos y cambios de éstas, aumentos y disminuciones.
La Huella digital la genera el propio programa de presentación de cuentas anuales para identificar electrónicamente el depósito, debe ser firmada por el o los administradores de la sociedad.
- Declaración Medioambiental: En las cuentas anuales es obligatorio informar de todos aquellos elementos presentes en las cuentas anuales que tienen impacto medioambiental. Este impacto se medirá en términos monetarios.
El informe debe reflejar las medidas adoptadas por las empresas, dependiendo de su actividad, independientemente de su patrimonio neto, orientadas a controlar los efectos nocivos sobre el medio ambiente y a preservar su conservación.
- Cuentas anuales: Estarán formadas por:
- Balance de Situación: Existen distintos tipos de balance según el modelo de sociedad, hay que rellenarlo en el formato que nos soliciten.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: De la misma forma que el balance, existen distintos modelos, dependiendo del tipo de empresas. Traspasaremos los datos desde nuestro programa contable o los introduciremos manualmente.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Conforme al formato definido por la aplicación.
- Memoria: Sólo aparecerá disponible para cumplimentar en el caso de haber marcado el Check de “Cumplimentar Memoria Normalizada”, en caso contrario la memoria se insertará como otro documento más a adjuntar.
- Certificación de aprobación de las cuentas Anuales por parte de la Junta de Accionistas: Esta certificación será emitida una vez aprobadas las cuentas, identificará claramente la aplicación del resultado del ejercicio. Este documento será anexado como un documento adjunto en su correspondiente apartado.
- Informe de Auditoría: Si la Sociedad tiene la obligación de ser auditada, habrá que incluir como documentación adjunta este informe firmado por nuestros auditores.
GENERAR DEPÓSITO DIGITAL
Una vez cargados en el programa todos los datos obligatorios para la presentación se procederá a la generación del depósito digital.
El programa comprobará por nosotros y validará toda la información de contabilidad que hemos introducido. Si existen problemas nos avisará para que procedamos a su corrección. Existen algunas validaciones recomendadas de las que también informa el programa pero no es obligatorio cumplirlas para la generación del depósito de cuentas.
A continuación se procederá a la generación del depósito y nos indicará la carpeta de destino con el fichero de “envío” que contendrá la información necesaria para la presentación de las cuentas anuales.
Si pulsamos siguiente ya dispondremos del fichero necesario para proceder a la presentación, con toda la información necesaria sobre el balance de nuestra contabilidad.
Pueden encontrar información ampliada sobre cómo generar las cuentas anuales en el programa de Depósito digital accediendo al siguiente enlace.
PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE CUENTAS ANUALES
Una vez cargadas y validadas desde el programa de depósito procederemos a la presentación. La presentación telemática de cuentas anuales se realiza a través de la web www.registradores.org, seleccionando la opción “presentación telemática de documentos”.
Tendremos que seleccionar nuestro certificado digital aprobado y tras la pertinente identificación podremos acceder a las opciones disponibles de presentación de cuentas.
Si el depósito de cuentas se ha generado con el programa D2 buscaremos la carpeta de “envío” generada por este programa.
Como vamos a proceder a la presentación íntegra de las cuentas anuales de forma telemática optaremos por “presentación telemática completa”: la presentación se realiza completamente a través del Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores. Se envían dos ficheros, el fichero con extensión .zip conteniendo el depósito y el fichero que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas (para que sea efectivo, debe incluir la firma o firmas manuscritas y la Huella digital del Depósito).
Tras seleccionar el fichero con extensión .zip, la aplicación procederá, automáticamente, a añadir la información contenida en él, tras acabar el proceso obtendremos un mensaje informativo que nos indica la correcta generación del depósito.
FIRMA Y ENVÍO DE LAS CUENTAS ANUALES
Finalmente nos quedaría el proceso de firma y envío de las cuentas anuales. Aparecerá el certificado digital por defecto con el que se ha accedido a la plataforma. En este punto, para que nuestro plan de presentación de cuentas sea efectivo, podremos cambiar de certificado si las cuentas pertenecen a otras sociedades y procederemos a Firmar y enviar.
La presentación podrá ser guardada en un archivo .XML. Es importante la conservación de este fichero para posibles comprobaciones posteriores.
Tras haber guardado la presentación comienza el proceso automático de firma y envío, finalizado el proceso nos aparecerá un mensaje que nos indica que la “la presentación ha sido enviada correctamente”.
Si queremos obtener un “Acuse de Recibo” pulsando sobre el “ID trámite” podremos disponer de él.
En el siguiente enlace, podremos encontrar información ampliada sobre la presentación telemática.
SANCIONES DERIVADAS DE LA NO PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS
Las cuentas son Públicas por lo que es una información a la que pueden acceder terceros, en vista de esta situación, nuestra sociedad podría plantearse el no presentar las cuentas anuales y de esta forma ahorrarse problemas.
En primer lugar la presentación de las cuentas es obligatoria, si no se presentan se está incumpliendo la legislación vigente y ello puede tener las siguientes consecuencias:
- No podremos inscribir en el Registro Mercantil documento alguno mientras el incumplimiento persista, no se podrán nombrar administradores, otorgar poderes, operaciones de ampliación de capital… hasta que queden presentadas las cuentas.
- Multas impuestas por el Instituto de Contabilidad y Auditorías de Cuentas entre 1.200 y 60.000 €, calculadas en función del capital inscrito.
- Si el volumen de facturación de la sociedad o grupo es superior a los 6.000.000 € la multa podría elevarse a 300.000 €.
- Los Socios o terceros podrían reclamar daños y perjuicios a la sociedad por la falta de diligencia de un “ordenado empresario” (Artículo 225 LSC)
Otras consecuencias con la imposibilidad de participar en concursos públicos, nos van a exigir las cuentas anuales presentada o realizar operaciones de financiación, las entidades financieras requieren, entre otra documentación exigen las cuentas anuales presentadas para la constitución y renovación de sus pólizas.
En definitiva, nuestro plan de actuación, por tanto, ha consistido en volver a valorar en primer término si tenemos todo lo necesario previamente, en lo referente a nuestro balance de cuenta y patrimonio general neto. Posteriormente, y con la contabilidad clara, procedemos a la presentación de las mismas. De esta manera, establecemos unos flujos de trabajo para conseguir el balance de nuestra contabilidad en la empresa o empresas, con memoria, modelos de pérdidas y ganancias a lo largo del año.
Desde nuestro departamento de Asesoría, le facilitamos la labor de preparación y presentación de sus cuentas anuales y evitar estas situaciones de riesgo en su negocio. Consulte con nuestro personal especializado para obtener los mejores resultados. Cuenta con nuestros servicios, como ya lo hacen grandes empresas y pymes.