13 Claves para (estar preparado y) Realizar el Cierre Contable en 2020

viernes, 10 junio , 2016 - Creado por: GotelGest.Net

Tiempo de lectura: 8 minutos

Comienza a aproximarse la fecha para la presentación de las cuentas anuales, una cita con la contabilidad que las sociedades tienen cada año. La obligatoriedad de su presentación y realización del Cierre contable recae en las Sociedades Anónimas, Sociedades Limitadas, las Sociedades Extranjeras con Sucursal en España y las de Garantía Recíproca.

En el presente artículo (uno de los que sin duda te resultarán más útiles de nuestro blog) te presentamos las claves más importantes para llevar a cabo el cierre contable con garantías de que el resultado sea el mejor posible. El resultado de la cuenta de gastos e ingreso en el año contable, más claro con nuestra guía. Previamente a la presentación de las cuentas anuales se ha procedido a la legalización de los libros contables, con un plazo de cuatro meses tras el cierre del ejercicio, (hasta el 30 de abril si el ejercicio fiscal de la empresa coincide con el año natural).

Sin embargo, la aprobación de las cuentas anuales se realizará en Junta General Ordinaria, seis meses después del cierre del ejercicio, (el 30 de junio en empresas cuyo ejercicio coincida con el año natural). Esta aprobación se produce después de la legalización de libros por lo que pueden surgir diferencias o modificaciones en las cuentas ya legalizadas. También suele pasar que aquellas empresas que tienen la obligación de ser auditadas, reciben el informe final de auditoría posteriormente a la legalización, por lo que, es frecuente, encontrar modificaciones que alteren las cuentas ya legalizadas.

La normativa contable nos indica que si advertimos cambios contables antes de la aprobación de cuentas, no estamos obligados a rehacer los libros contables y volverlos a legalizar, podremos indicar la naturaleza de estos cambios en sus correspondientes notas en la memoria y en el estado de cambios en el patrimonio neto en su apartado habilitado al efecto “Ajustes por errores ejercicio”.

Por tanto, si descubrimos errores en las cuentas ya legalizadas, tenemos tiempo antes de su aprobación para hacer los cambios oportunos para mantener al día nuestra contabilidad.

A continuación indicaremos el procedimiento que debemos seguir para asegurarnos que no existen errores en nuestro cierre contable. Este procedimiento, en nuestra opinión, deberemos realizarlo dos veces, previamente a la legalización y a la presentación de las cuentas anuales.

 

QUÉ DEBEMOS REVISAR PARA LA CORRECTA REALIZACIÓN DEL CIERRE CONTABLE

TESORERÍA

Debemos controlar las cuentas de tesorería, caja y bancos de la empresa. Será necesario:

• Conciliar todos los saldos contables al final del ejercicio con los existentes en las cuentas bancarias y ajustar las posibles diferencias de valoración entre ambos.
• Arquear la caja y contabilizar todas aquellas partidas que estén pendientes.
• Comprobar que no existe ninguna partida de tesorería asociada a las cuentas de partidas pendientes de aplicación, si es así buscar su destino.
• Prestar atención a la contabilización de las diferencias de cambio.

PRÉSTAMOS BANCARIOS

En este punto, de cara al cierre contable, debemos conciliar los datos que obtengamos de la entidad financiera procedentes de los extractos de pólizas de crédito, cuadros de amortización de préstamos y anticipos, efectos descontados u operaciones de factoring en nuestra contabilidad.

Prestaremos especial atención a los siguientes puntos:

• Vencimiento: Controlar qué operaciones vencen a corto plazo (menos de un año) o largo plazo (superior al año) y modificar los ajustes oportunos.
• Gastos financieros no vencidos: Contabilizar los gastos financieros devengados de la utilización de instrumentos de financiación, pólizas de crédito, anticipos de facturas, descuento de efectos y operaciones de factoring correspondientes al ejercicio aunque todavía no se hubieran liquidado.
• Gastos Financieros anticipados: Periodificar aquellos gastos financieros ya liquidados pero que todavía no se hubieran devengado al cierre del ejercicio.

ACREEDORES COMERCIALES A CORTO PLAZO

Comprobaremos la correcta contabilización del saldo vivo existente a fecha de cierre con nuestros proveedores o acreedores:

• Cerciorarnos que el saldo existente de cada proveedor o acreedor se corresponda con las facturas pendientes de pago existentes a fecha de cierre.
• Imputar al ejercicio las adquisiciones o consumos que se hayan realizado en el año aunque la factura del proveedor tuviera fecha del siguiente ejercicio.
• Tener correctamente registrada y reconocida la deuda en instrumentos de giro (pagarés o letras de cambio) con nuestros proveedores en las cuentas de efectos comerciales a pagar.
• Adquisiciones de inmovilizado: reclasificar la deuda con los proveedores de inmovilizado en las cuentas correspondientes a corto plazo (523) o largo plazo (173) e incluir esta información en la memoria.
• Valoración de las operaciones: Si tenemos operaciones comerciales a plazo debemos valorarlas a “coste amortizado” ya que normalmente la contabilización se hizo a “valor razonable”

DEUDORES COMERCIALES A CORTO PLAZO

En este punto comprobaremos si los saldos con nuestros clientes son correctos en relación a la contabilidad y las facturas pendientes de cobro emitidas a fecha de cierre.

• Correcta contabilización en la cuenta de anticipo de clientes de los pagos que nos hayan efectuado por este concepto.
• Efectos comerciales: Tener contabilizados correctamente los créditos de clientes recogidos en documentos de giro y comprobar que los efectos comerciales descontados o en gestión de cobro coincidan con los préstamos bancarios comprobados anteriormente.

OTROS ACREEDORES

• Reclasificar los saldos con acreedores de operaciones de arrendamiento financiero (leasing) a corto y largo plazo, indicando estos cambios en la memoria y reflejándolo en la contabilidad.
• Personal: Comprobar que los anticipos por remuneraciones estén perfectamente identificados así como los salarios pendientes de pago en nuestra contabilidad.

ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

En este punto comprobaremos la correcta contabilidad de las deudas o derechos que tengamos con los Organismos Públicos.

• IVA, aconsejamos realizar una conciliación entre lo registrado en contabilidad y lo detallado en las declaraciones periódicas. El saldo correcto debe estar reflejado en las cuentas de 4700 (Hacienda Pública deudora por IVA) o en la 4750 (Hacienda Pública acreedora por IVA) no debiendo quedar saldo en las cuentas de IVA 472 y 477.
• Retenciones practicadas: Correcta contabilización y registro de las retenciones practicadas a trabajadores y arrendadores, comprobando el saldo correcto al cierre del ejercicio.
• Retenciones soportadas y pagos a cuenta: Comprobar la correcta contabilidad de aquellas retenciones que nos hayan efectuado, intereses bancarios, intereses de préstamos a otras empresas y de los pagos a cuenta del impuesto de sociedades, reflejados en la cuenta 473
• Seguridad Social: Los saldos pendientes en la cuenta 476 deben coincidir con el importe pendiente de pago de las cuotas de la Seguridad Social del mes de Diciembre.

CONTROL DE EXISTENCIAS

La valoración de las existencias y el cálculo en la contabilidad de las variaciones de las mismas son fundamentales para la determinación del resultado del año contable.

Los criterios para determinar la valoración del precio de adquisición o coste de producción vienen dados por las Normas de registro y valoración 10ª del Plan General Contable, hemos de incluir en la valoración todos los gastos necesarios para la puesta a disposición de las mercancías.

Se admiten sólo dos métodos: FIFO (First In First Out) y PMP (Precio Medio Ponderado).

Al finalizar el año hemos de efectuar un control del deterioro del valor de las existencias para comprobar que su valor real no es inferior al valor con el que figuran en el inventario y la necesidad de efectuar un recuento físico de las mismas en nuestra contabilidad.

GASTOS Y SERVICIOS EXTERIORES

En este punto cobra especial importancia identificar los gastos que no son fiscalmente deducibles. Sanciones, liberalidades, donativos, nos provocan diferencias permanentes en el impuesto de sociedades, es importante tenerlos localizados en una cuenta separada para así facilitar la confección de este tributo sobre nuestros gastos.

INGRESOS FINANCIEROS

Debemos garantizar que tenemos valoradas las inversiones financieras correctamente en nuestra contabilidad y que hemos contabilizado los ingresos financieros conforme a su devengo.

• Intereses, dividendos e ingresos financieros. Contabilizados por el importe bruto recibido y las retenciones en su cuenta correspondiente.
• Periodificación de ingresos financieros: comprobar que los ingresos financieros de los préstamos concedidos por la entidad se han periodificado aunque su cobro se produzca en un momento posterior.
• Préstamos de la sociedad: Comprobar que se han realizado a interés de mercado y que las entidades que nos efectúen los ingresos han realizado la retención correspondiente.

AMORTIZACIONES

Al cierre del ejercicio contable se debe verificar que se han contabilizado y clasificado correctamente las partidas de inmovilizado y sus amortizaciones.

• Inmovilizado: Comprobar su valor de adquisición, tanto su precio de compra como los trabajos necesarios para su puesta en marcha, así como los gastos financieros en los que hemos incurrido para su adquisición (si esto superan el año)
• Trabajos realizados para la empresa: Aquellos gastos incurridos a lo largo del ejercicio para la generación de inmovilizado propio de la empresa, deben activarse mediante el correspondiente apunte en la cuenta del grupo 73. Especial atención a los trabajos de investigación y desarrollo, si no han obtenido frutos no deben activarse.
• Permutas comerciales: Comprobar que el valor del bien recibido es conforme al valor razonable del entregado en la contabilidad.
• Terrenos y Construcciones: Importante separar el valor de los terrenos y las construcciones. Recordemos que los terrenos no sufren depreciación, no han de ser amortizados.
• Amortizaciones: debe existir una ficha por cada elemento de activo donde reflejemos su valor de coste, coeficiente de amortización, su valor residual y las cuotas de amortización de cada ejercicio. Comprobar que las amortizaciones se han efectuado correctamente, nunca por encima de su valor de coste.
• Deterioro de inmovilizado: Finalizado el ejercicio comprobaremos si se ha producido deterioro en el valor de inmovilizado, ninguno debe estar contabilizado por encima de su valor razonable y, de ser así, deberíamos contabilizar el deterioro producido.

OPERACIONES VINCULADAS

Tienen especial relevancia desde un punto de vista fiscal y también de la contabilidad por lo que deben quedar reflejadas correctamente en sus cuentas especiales y anotarlas en la memoria para que el resultado de la cuenta de ingresos y gastos de nuestra empresa sea óptimo..

Estas operaciones han debido realizarse a precio de mercado y que la empresa o el grupo reúnan una serie de documentación que prueben el hecho realizado.

FONDOS PROPIOS

Hay que prestar especial interés a que se haya realizado el asiento de distribución del resultado del año anterior, aprobado en junta General por los accionistas. Si la Reserva Legal no ha alcanzado el 20% de la cifra de capital social se le debe destinar un 10% de los beneficios.

IMPUESTO DE BENEFICIOS

El asiento de impuesto de beneficios determina el último asiento previo a la regularización y cierre del ejercicio.

Importante tener en cuenta los créditos por pérdidas a compensar de ejercicios anteriores para cancelarlas en la contabilización de esta tasa .

Las cantidades que resulten del cálculo de este tributo se contabilizarán en la cuenta 4752 (Hacienda Pública Acreedora por Impuesto de Sociedades) o en la 4709 (Hacienda Pública deudora por devolución de impuestos).

 

Una vez realizadas estas comprobaciones podremos proceder a formalizar los asientos de regularización y cierre del ejercicio, teniendo listas las cuentas de nuestra empresa para su presentación en el Registro Mercantil.

Para cualquier consulta sobre el cierre contable u otras cuestiones de contabilidad, no dudes en ponerte en contacto con nuestro servicio de soporte en info@gotelgest.net.